Harmonisierung der ERP-Systeme in einer Unternehmensgruppe

In dieser Kostprobe berichtet Dr. Anja Talik über Hintergründe, Notwendigkeiten und die Vorteile für die Einführung eines einheitlichen ERP-Systems in vier verschiedenen Unternehmen.

Anja Talik hat in Sprint-Projekten über einen Zeitraum von 2-6 Monaten ein einheitliches ERP-System eingeführt in kleinen Industrieunternehmen im Bereich Werkzeugbau und Kunststoffspritzguss. Dabei waren die Herausforderungen breit gestreut, von der Optimierung eines bestehenden Systems, über die Einführung ohne ein bestehendes System und die Ablösung eines alten ERP-Systems.

ERP-Systeme einzuführen bzw. alte Systeme abzulösen bedeutet, viel Zeit und auch Geld in die betreffenden Unternehmen zu investieren. Lohnt der Aufwand einer Harmonisierung für eine Unternehmensgruppe? Hierzu eine einfache Frage:

Was verstehen Sie unter einem „Auftrag“?

  • die Bestellung des Kunden an Sie?
  • die Weitergabe konkreter Aufgaben an ein verbundenes Unternehmen?
  • die Übergabe eines Projekts von der kaufmännischen Abwicklung an die Produktion?
  • die Weisung der Produktionsleitung an ihre Mitarbeiter, mit der Herstellung eines Produkts zu beginnen?
  • einen „Vertrag zwischen einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer, bei dem sich letzterer verpflichtet, das ihm übertragene Geschäft unentgeltlich zu besorgen“ [Wikipedia]?

Der erste Grund für ein gemeinsames System liegt auf der Hand:

Wissen, wovon man spricht

Jedes Unternehmen hat „intuitiv verständliche“ Begriffe mit eigenen Definitionen belegt und arbeitet mit diesem impliziten Wissen. Darin liegt eine große Herausforderung, wenn Unternehmen eng zusammenarbeiten, was insbesondere in Unternehmensgruppen der Fall ist. Wo Mitarbeiter und Führungskräfte unter demselben Titel unterschiedliche Informationen erhalten, ist Verwirrung vorprogrammiert. Was bedeutet es, wenn die Meldung kommt, dass ein Auftrag zurückgezogen werden muss?

Es spart Zeit und Mühe, wenn alle Beteiligten dieselben Definitionen benutzen. Eine gute Basis ist ein gemeinsames ERP-System. Die verwendeten Begriffe sind für alle Nutzer gleich; sie gehen schnell in den Sprachgebrauch über. Nicht nur die Kommunikation zwischen den Unternehmen, sondern auch das Berichten an gemeinsame Führungskräfte wird damit erleichtert. Außerdem können Abteilungen leichter ERP-bezogene Fragen an die Partnerunternehmen stellen: „Wie weit seid ihr mit diesem Auftrag?“

Ideen umfassend nutzen

Neben der klaren Kommunikation profitieren alle ERP-User davon, wenn das System auf Anregungen hin verbessert wird. Ein Beispiel hierzu aus der Projektpraxis: „die Info-Spalte „geschätzter Zeitpunkt des Auftragseingangs“, die nach der Initiative eines Mitarbeiters für alle Gruppenmitglieder verfügbar sein wird. Diese einfache Anpassung ermöglicht ein besseres Reporting inkl. einer besseren Angebots- und Auftragsplanung.

Flexibel auf Änderungen reagieren

Der Alltag wird also einfacher und Neuerungen werden schneller ausgerollt. Es gibt aber noch weitere Vorteile. Ein einheitliches ERP-System bietet die Chance, mit einer größeren Mitarbeiterzahl als Kunde des ERP-Anbieters aufzutreten. Das ermöglicht bessere Lizenzkonditionen – preislich und inhaltlich: So kann mit einer Gruppenlizenz gearbeitet werden, die unbegrenzte Serverinstallationen und ein frei aufteilbares Kontingent an Userlizenzen beinhaltet. Ein- und Austritte von Mitarbeitern werden so einfacher durch die Gruppe abgefangen. Selbst Umstrukturierungen sind so ohne großen IT-Aufwand möglich. Auch Gast-Tätigkeiten einzelner Mitarbeiter an anderen Standorten können leicht verwirklicht werden. Gerade bei eng verbundenen, kleinen Unternehmen, die kurzfristig Leistungen füreinander erbringen müssen, ist eine gemeinsame ERP-Basis also sehr günstig.

Ein Beitrag von Dr. Anja Talik, auis einem ihrer Projekte. Frau Dr. Talik ist als f.u.n.k.e. Projektmanagerin im Einsatz.

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